Regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego Ocelot Clinic sp. z o. o.

§ 1 Postanowienia wstępne

1. Ilekroć w niniejszym regulaminie organizacyjnym podmiotu leczniczego, zwanym dalej Regulaminem, jest mowa o:
   1. opiekunie faktycznym – należy przez to rozumieć osobę sprawującą, bez obowiązku ustawowego, stałą opiekę nad pacjentem, który ze względu na wiek, stan zdrowia albo stan psychiczny, takie opieki wymaga;
   2. osobach bliskich – należy przez to rozumieć osoby bliskie w rozumieniu UoPP, czyli małżonka, krewnego do drugiego stopnia lub powinowatego do drugiego stopnia w linii prostej, przedstawiciela ustawowego, osobę pozostającą we wspólnym pożyciu lub osobę wskazaną przez pacjenta;
   3. osobach zatrudnionych/personel – należy przez to rozumieć osoby współpracujące z podmiotem leczniczym w szczególności na podstawie umów o pracę lub umów cywilnoprawnych, a także osoby lub podmioty współpracujące na podstawie kontraktów medycznych;
   4. pacjencie – należy przez to rozumieć osobę korzystającą ze świadczeń zdrowotnych udzielanych przez podmiot leczniczy;
   5. podmiocie leczniczym – należy przez to rozumieć Spółkę w zakresie, w jakim wykonuje działalność leczniczą;
   6. spółce – należy przez to rozumieć OCELOT CLINIC Spółka Z Ograniczoną Odpowiedzialnością KRS: 0001207826, NIP: 7562000782, REGON: 54334494000000, z siedzibą przy ul. Marka Prawego 18a, 47-100 Strzelce Opolskie, Polska;
   7. stronie internetowej – należy przez to rozumieć stronę internetową podmiotu leczniczego, dostępną pod adresem www.ocelot.it360.site;
   8. UoDL – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej;
   9. UoPP – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
   10. zakładzie leczniczym – należy przez to rozumieć zespół składników majątkowych, za pomocą którego podmiot leczniczy wykonuje określony rodzaj działalności leczniczej.
2. Regulamin określa:
   1. nazwę podmiotu;
   2. cele i zadania podmiotu;
   3. strukturę organizacyjną zakładu leczniczego;
   4. rodzaj działalności leczniczej oraz zakres udzielanych świadczeń;
   5. miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych – w przypadku udzielania świadczeń zdrowotnych za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności, miejscem udzielania świadczeń jest miejsce przebywania osób wykonujących zawód medyczny udzielających tych świadczeń;
   6. przebieg procesu udzielania świadczeń zdrowotnych, z zapewnieniem właściwej dostępności i jakości tych świadczeń w jednostkach lub komórkach organizacyjnych zakładu leczniczego;
   7. organizację i zadania poszczególnych jednostek lub komórek organizacyjnych zakładu leczniczego oraz warunki współdziałania tych jednostek lub komórek dla zapewnienia sprawnego i efektywnego funkcjonowania podmiotu pod względem diagnostyczno-leczniczym, pielęgnacyjnym, rehabilitacyjnym i administracyjno-gospodarczym;
   8. warunki współdziałania z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą w zakresie zapewnienia prawidłowości diagnostyki, leczenia, pielęgnacji i rehabilitacji pacjentów oraz ciągłości przebiegu procesu udzielania świadczeń zdrowotnych; wysokość opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej ustalonej w sposób określony w art. 28 ust. 4 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta; organizację procesu udzielania świadczeń zdrowotnych w przypadku pobierania opłat;
   9. wysokość opłat za świadczenia zdrowotne, które mogą być, zgodnie z przepisami ustawy lub przepisami odrębnymi, udzielane za częściową albo całkowitą odpłatnością;
   10. sposób kierowania komórkami organizacyjnymi zakładu leczniczego.
   Regulamin dostępny jest w rejestracji zakładu leczniczego.

§ 2 Nazwa podmiotu leczniczego

1. Podmiot leczniczy działa pod nazwą OCELOT CLINIC Spółka Z Ograniczoną Odpowiedzialnością KRS: 0001207826, NIP: 7562000782, REGON: 54334494000000, z siedzibą przy ul. Marka Prawego 18a, 47-100 Strzelce Opolskie, Polska
2. Podmiot leczniczy:
   1. jest wpisany do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą prowadzonego przez Wojewodę Opolskiego pod numerem księgi rejestrowej 000000299217. Wydruk z księgi rejestrowej stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu i może być wydany pacjentowi (w wersji aktualnej w dacie wydania pacjentowi) na jego wniosek, zgodnie z postanowieniem § 15 ust. 1 lit. c. Regulaminu.
   2. jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie szkód będących następstwem udzielania świadczeń zdrowotnych albo niezgodnego z prawem zaniechania udzielania świadczeń zdrowotnych;
3. Podmiot leczniczy działa na podstawie:
   1. UoDL i przepisów wykonawczych,
   2. UoPP
   3. ustaw o zawodach medycznych,
   4. umowy spółki,
   5. niniejszego Regulaminu,
   6. innych powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących funkcjonowania podmiotów wykonujących działalność leczniczą,
   7. ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 1285, 1292, 1559).

§ 3 Cel działania i zadania

1. Głównym celem działania podmiotu leczniczego jest prowadzenie działalności leczniczej, polegającej na udzielaniu specjalistycznych świadczeń zdrowotnych oraz innych działań medycznych wynikających z procesu leczenia przez osoby do tego uprawnione na podstawie przepisów prawa.
2. Dalszymi celami podmiotu leczniczego jest promocja zdrowia, a także działalność szkoleniowa i współpraca z instytucjami naukowymi.
3. Do zadań podmiotu leczniczego należy:
   1. wykonywanie zadań wynikających ze statusu podmiotu leczniczego, w szczególności poprzez udzielanie świadczeń zdrowotnych na rzecz pacjentów;
   2. stosowanie metod leczenia uznanych za efektywne i zgodne z aktualna wiedzą medyczną,
   3. współpraca z instytucjami zewnętrznymi w celu poprawy jakości świadczenia usług i zwiększania bezpieczeństwa leczenia,
   4. realizacja zadań z zakresu profilaktyki i promocja zdrowia,
   5. prowadzenie działalności szkoleniowej, współpraca z jednostkami naukowo-dydaktycznymi,
   6. wykonywanie innych zadań wynikających z odrębnych przepisów.

§ 4 Struktura organizacyjna zakładu leczniczego

1. Strukturę organizacyjną zakładu tworzą:
   1. Komórki organizacyjne działalności medycznej;
   2. Komórki organizacyjne działalności niemedycznej.
2. W skład komórek organizacyjnych działalności medycznej zalicza się:
   1. 0010: Poradnia (gabinet) lekarza POZ
   2. 9000: poradnia dietetyczna – inna nieokreślona komórka działalności medycznej
3. W skład komórek organizacyjnych działalności niemedycznej zalicza się komórki i samodzielnych specjalistów:
   1. Biuro Zarządu spółki;
   2. Biuro Obsługi Pacjenta i Placówki (Rejestracja)
   3. Inspektor Ochrony Danych Osobowych

§ 5 Rodzaj działalności leczniczej oraz zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych

1. Podmiot leczniczy prowadzi działalność leczniczą w rodzaju:
   1. świadczenia specjalistycznej opieki zdrowotnej,
   2. badania diagnostyczne wykonywane w celu rozpoznania stanu zdrowia i ustalenia dalszego postępowania leczniczego,
   3. świadczenia z zakresu rehabilitacji leczniczej, udzielane w warunkach niewymagających ich udzielania w trybie stacjonarnym i całodobowym w odpowiednio urządzonym, stałym pomieszczeniu,
   4. edukację zdrowotną i promocję zdrowia.
2. Świadczenia realizowane są przez komórki organizacyjne działalności medycznej, wyszczególnione w § 4 ust. 2 Regulaminu.

§ 6 Czas i miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych

1. Świadczenia zdrowotne realizowane są za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności, po potwierdzeniu tożsamości osoby zgłaszającej wolę uzyskania porady za pośrednictwem systemu teleinformatycznego lub systemu łączności.
2. W przypadku udzielania świadczeń zdrowotnych za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności, miejscem udzielania świadczeń jest miejsce przebywania personelu medycznego, udzielającego tych świadczeń.
3. Świadczenia zdrowotne udzielane są od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00-21.00 oraz w soboty w godzinach od 8.00-15.00, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami polskiego prawa.

§ 7 Przebieg procesu udzielania świadczeń zdrowotnych, w tym odpłatnych

1. Podmiot leczniczy udziela świadczeń zdrowotnych z zapewnieniem właściwej dostępności i jakości tych świadczeń, w sposób gwarantujący pacjentom najbardziej dogodną formę korzystania ze świadczeń.
2. Świadczenia zdrowotne realizowane w podmiocie leczniczym udzielane są z zachowaniem należytej staranności, zgodnie ze wskazaniami aktualnej wiedzy medycznej, dostępnymi metodami i środkami zapobiegania, rozpoznawania i leczenia chorób oraz zgodnie z zasadami etyki zawodowej.
3. Świadczenia udzielane są wyłącznie przez osoby wykonujące zawód medyczny oraz spełniające wymagania zdrowotne określone w odrębnych przepisach.
4. Realizacja świadczeń odbywa się wyłącznie po uzyskaniu zgody pacjenta.
5. Podmiot leczniczy udziela świadczeń zdrowotnych:
   1. komercyjnie na podstawie Cennika,
   2. na podstawie zawartych umów z innymi podmiotami.
6. Cennik usług komercyjnych jest załącznikiem do Regulaminu.
7. W zależności od rodzaju schorzenia i koniecznego świadczenia możliwa jest wycena indywidualna wykonana przez lekarza prowadzącego po zaakceptowaniu przez spółkę.
8. Rejestracja pacjentów do poradni specjalistycznych odbywa się osobiście, poprzez system teleinformatyczny, telefonicznie, mailowo bądź za pośrednictwem członków rodziny lub osób trzecich, z wyznaczeniem daty i godziny wykonania świadczenia.
9. Świadczenia zdrowotne udzielane są w miarę możliwości jak najszybciej, zgodnie z ustalonym harmonogramem pracy osób zatrudnionych w podmiocie leczniczym.
10. W razie wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili ustalenia terminu świadczenia zdrowotnego, uniemożliwiających zachowanie terminu wykonania świadczenia, należy poinformować pacjenta w każdy możliwy sposób.
11. Pacjent przed rozpoczęciem udzielania świadczenia zostaje zapoznany z jego ceną.
12. Świadczenie jest realizowane na podstawie indywidualnego rozliczenia z pacjentem lub umów z ubezpieczycielami (w tym przypadku pacjent nie zostaje obciążony kosztami usługi w całości lub w części).
13. Należność zostaje uregulowana przed rozpoczęciem świadczenia lub bezpośrednio po jego zakończeniu. Za zrealizowane świadczenia zdrowotne Pacjent otrzymuje fakturę VAT.
14. Świadczenia zdrowotne udzielane w zakładzie leczniczym, polegają na udzieleniu konsultacji specjalistycznych.
15. Przebieg udzielania świadczeń zdrowotnych w ramach poradni specjalistycznych:
    1. Rejestracja;
    2. Konsultacja specjalistyczna – odpłatna wg cennika;
    3. Badanie diagnostyczne (jeśli lekarz zleci) – odpłatne wg cennika w placówce współpracującej z podmiotem leczniczym, lub na własną rękę w wybranym przez pacjenta punkcie wg wytycznych lekarza;
    4. Kolejne konsultacje specjalistyczne wg cennika.
16. Badania diagnostyczne są wykonywane przez podmioty zewnętrzne na podstawie umowy zawartej z podmiotem leczniczym.
17. Odpłatność za badania diagnostyczne ponosi pacjent. Pacjent po wykonaniu odpłatnego badania diagnostycznego otrzymuje paragon fiskalny, lub fakturę VAT.
18. Nazwiska osób udzielających świadczeń zdrowotnych znajdują się na stronie internetowej podmiotu leczniczego.

§ 8 Organizacja i zadania poszczególnych komórek organizacyjnych zakładu leczniczego oraz warunki współdziałania tych komórek dla zapewnienia sprawnego efektywnego funkcjonowania podmiotu pod względem diagnostyczno-leczniczym, pielęgnacyjnym, rehabilitacyjnym i administracyjno-gospodarczym

I. Komórki działalności niemedycznej

1. Podmiotem leczniczym kieruje Zarząd spółki (zgodnie z zasadami reprezentacji wynikającymi z odrębnych przepisów), który reprezentuje go na zewnątrz, podejmuje decyzje dotyczące jego funkcjonowania, jest przełożonym wszystkich pracowników i ponosi odpowiedzialność za zarządzanie podmiotem leczniczym.
2. Zarząd wykonuje swoje zadania kierownicze i zarządzające przy pomocy:
   1. Koordynatorów komórek organizacyjnych (niemedycznych),
   2. Pracowników samodzielnych stanowisk pracy.
3. Prawa i obowiązki pracowników określone są przez Zarząd i zamieszczone w zakresach czynności, których oryginały przechowywane są w aktach osobowych pracowników podmiotu leczniczego.
4. Biuro Zarządu/Zarząd – do zadań pracowników Biura Zarządu/Zarządu w szczególności należy koordynowanie bieżącej działalności organizacyjno-administracyjnej podmiotu leczniczego, zarządzanie zasobami pracowniczymi, obsługę kadrowo płacową pracowników i partnerów podmiotu leczniczego.
5. Biuro Obsługi Pacjenta i Placówki (Rejestracja) – do zadań pracowników Rejestracji należy w szczególności rejestracja pacjentów, udzielanie informacji o usługach, pobieranie opłat i kompletowanie dokumentacji medycznej, a nadto koordynacja współpracy z zewnętrznymi podmiotami współpracującymi z podmiotem leczniczym w zakresie wszelkich spraw niemedycznych, w tym m.in. spraw techniczno-informatycznych, marketingowych, zaopatrzenia, transportu, prowadzenia bieżącej korespondencji i nadzór nad realizacją zamówień i rozliczeń.
6. Inspektor Ochrony Danych Osobowych – do obowiązków Inspektora Ochrony Danych Osobowych należy przeprowadzanie lub organizowanie szkoleń dla personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania danych, przeprowadzanie audytów w zakresie przestrzegania RODO i polityk, udzielanie na żądanie administratora zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie wykonania oceny skutków dla ochrony danych.

II. Komórki działalności medycznej

1. Poradnie i Pracownie Specjalistyczne – do zadań osób zatrudnionych w Poradniach należy realizacja świadczeń zdrowotnych na rzecz pacjentów oraz prowadzenie dokumentacji medycznej zgodnie z przepisami.
2. Personel Poradni specjalistycznych podlega wyłącznie administracyjno-technicznej koordynacji sprawowanej przez personel Rejestracji, zaś w zakresie nadzoru organizacyjnego – podlega Zarządowi spółki.
3. Wszystkie medyczne komórki organizacyjne zakładu leczniczego są niezależne od siebie i niepowiązane organizacyjnie.
4. Personel, udzielający świadczeń zdrowotnych w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych zakładu leczniczego, jest od siebie niezależny i niepowiązany organizacyjnie. Brak organizacyjnego powiązania pomiędzy poszczególnymi medycznymi komórkami zakładu leczniczego, jak również brak powiązania między lekarzami danej komórki, nie stanowi przeszkody dla współdziałania:
   1. poszczególnych komórek w ramach zakładu między sobą, jak również
   2. poszczególnych lekarzy w ramach danej komórki organizacyjnej, oraz
   3. poszczególnych lekarzy pomiędzy komórkami zakładu,
   w celu zapewnienia sprawnego i efektywnego pod względem diagnostyczno-leczniczym, pielęgnacyjnym, rehabilitacyjnym udzielania świadczeń zdrowotnych.

§ 9 Warunki współdziałania z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą w zakresie zapewnienia prawidłowości diagnostyki, leczenia, pielęgnacji i rehabilitacji pacjentów oraz ciągłości przebiegu procesu udzielania świadczeń zdrowotnych

1. Podmiot leczniczy prowadzi współpracę z:
   1. jednostkami uprawnionymi do świadczenia usług z zakresu wykonywania badań diagnostycznych (w tym mikrobiologicznych, histopatologicznych, cytologicznych),
   2. innymi jednostkami w razie potrzeby.
2. Podmiot leczniczy korzysta z usług pracowni zewnętrznych, na podstawie zawartych umów z podwykonawcami.
3. Współpraca z podmiotami wykonującymi świadczenia zdrowotne polega na realizacji skierowań na badania diagnostyczne i świadczenia specjalistyczne.
4. Dokumentacja medyczna pacjenta może być udostępniona innym podmiotom wykonującym działalność leczniczą, jeżeli jest ona niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych, z zachowaniem zasad ochrony danych zawartych w tej dokumentacji.

§ 10 Udostępnianie dokumentacji medycznej

1. Dokumentację medyczną udostępnia się pacjentowi lub upoważnionej przez niego osobie na podstawie wniosku pisemnego lub przesłanego drogą elektroniczną.
2. Pacjent lub upoważniona osoba określa we wniosku, w jakim zakresie prosi o udostępnienie dokumentacji:
   1. wyłącznie do wglądu,
   2. w postaci wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku,
   3. przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta,
   4. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej,
   5. na informatycznym nośniku danych.
3. Pacjent lub upoważniona przez niego osoba określa, czy chce całość dokumentacji medycznej czy jej część, wówczas określa, w jakim zakresie wnosi o udostępnienie dokumentacji medycznej.
4. Podmiot leczniczy prowadzi w rejestracji wykaz zawierający następujące informacje dotyczące udostępnianej dokumentacji medycznej:
   1. imię (imiona) i nazwisko pacjenta, którego dotyczy dokumentacja medyczna;
   2. sposób udostępnienia dokumentacji medycznej;
   3. zakres udostępnionej dokumentacji medycznej;
   4. imię (imiona) i nazwisko osoby innej niż pacjent, której została udostępniona dokumentacja medyczna, a w przypadkach, o których mowa w art. 26 ust. 3 i 4 UoPP, także nazwę uprawnionego organu lub podmiotu;
   5. imię (imiona) i nazwisko oraz podpis osoby, która udostępniła dokumentację medyczną;
   6. datę udostępnienia dokumentacji medycznej.
5. Wzór wykazu, o którym mowa w ustępie poprzedzającym, stanowi załącznik do Regulaminu.
6. Dokumentację udostępnia się niezwłocznie.
7. Odebranie kopii, kserokopii, odpisów dokumentacji medycznej następuje osobiście przez pacjenta lub upoważnioną przez niego osobę.

§ 11 Opłaty za udostępnianie dokumentacji medycznej

1. Pierwsza kopia dokumentacji jest bezpłatna.
2. Druga i każda kolejna kopia dokumentacji jest płatna, a opłata wyliczana jest indywidualnie na podstawie stawki godzinowej pracownika.

§ 12 Sposób kierowania komórkami organizacyjnymi zakładu leczniczego

1. Podmiotem leczniczym kieruje zarząd spółki przy pomocy podległych mu osób zatrudnionych w dziale administracji (rejestracja) zakładu leczniczego.
2. Wszelkie decyzje podejmuje bezpośrednio zarząd spółki lub osoby przez niego upoważnione.
3. Zarząd spółki nie sprawuje nadzoru medycznego nad osobami zatrudnionymi w podmiocie leczniczym.

§ 13 Prawa pacjenta do informacji

1. Podmiot leczniczy, na wniosek pacjenta, udziela:
   1. szczegółowych informacji na temat udzielanych świadczeń zdrowotnych, w szczególności informacji dotyczących stosowanych metod diagnostycznych lub terapeutycznych oraz jakości i bezpieczeństwa tych metod,
   2. niezbędnych informacji na temat zawartych umów ubezpieczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1,
   3. informacji objętych wpisem do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą, dotyczącym tego podmiotu.
2. Wniosek pacjent składa w formie pisemnej lub elektronicznej.

§ 14 Postanowienia końcowe

1. W przypadkach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy pozostałe obowiązujące przepisy prawa.
2. Szczegółowe zasady wykonywania świadczeń i procedur określających działanie komórek zakładu leczniczego, regulują na bieżąco aktualizowane procedury i standardy postępowania z którymi jest zaznajamiany na bieżąco personel, a procedury dostępne są w Rejestracji.
3. Zakresy obowiązków pracowników podmiotu leczniczego są każdorazowo określane w umowach i są do wglądu w Biurze Zarządu.
4. Postanowienia regulaminu obowiązują wszystkich pracowników podmiotu, a także osoby współpracujące z podmiotem leczniczym na podstawie umów cywilnoprawnych, Pacjentów i osoby Pacjentom towarzyszące.
5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 08.12.2025 r.